A korábbi években szakmai körökben komoly viták voltak arról, mi tekinthető elektronikus számlának, vajon elektronikus számlának tekinthető-e a pdf-ben küldött számla? Akkoriban a NAV elég konzervatív álláspontot képviselt, amelyet a számviteli szakemberek értetlenkedve fogadtak.

Mára az álláspontok egyértelműek, mégis több vállalkozó rosszul értelmezi az elektronikus számla fogalmát.

Az elektronikus számla csak elektronikus formában őrizhető meg, (ez nem egyenlő azzal, hogy lementem egy mappába!) és az alkalmazott rendszertől függően időbélyegzővel, elektronikus aláírással ellátott, az átlag ember számára látható információval nem rendelkező fájl. Erre vonatkozóan szigorú törvényi előírások vannak és csak a számlabefogadó egyetértésével bocsátható ki.

Ezzel szemben a pdf-ben küldött számla nem minősül elektronikus számlának.

Amióta a számlának nem kötelező kelléke az aláírás vagy a pecsét, illetve az eredetiséget bizonyító példány sorszámának feltüntetése, azóta voltaképpen pdf-ben elküldve láthatóan nincs különbség a között, hogy a küldő vagy a kapó fél nyomtatja-e ki a számlát. Ezért ez a postaköltség- és időkímélő gyakorlat elterjedt és nem kifogásolható.

Sőt az általunk használt rendszerben lehetőség van arra is, hogy a szállító a kibocsátott számlát egy olyan címre küldje, ahol a vevő és könyvelője egyaránt hozzá fér a küldött számlához, ezzel tovább rövidítve az információ útját.

Jogosnak tűnő felvetés, ha attól tart az üzleti partner, hogy az átvételt később letagadja a másik fél. De ez a probléma a postai kézbesítésnél is feláll, másrészt az e-mail-ben való küldés és/vagy az elolvasás igazolható, azonban rendszeres ügyfélkapcsolattal ezek a kérdések fel sem merülhetnek.