2020. július 1-től életbe lépett változások újra felhívták a figyelmet a számlák helyes kiállítására. Tapasztalataink szerint annak ellenére, hogy folyamatosan harcban állunk ügyfeleinkkel és azok ügyfeleivel a szabályos számlák kiállításáért, még mindig csak rész győzelmeket könyvelhetünk el, pedig az életbe lépett új időszámítás megköveteli a szigorú feltételeknek való megfelelést.
Nem állítom, hogy nagy rálátással rendelkezem a nagyvilágban található számlázási előírásokra, de elképzelhetetlennek tartom, hogy létezzen még egy, a magyar szabályokhoz hasonlóan bonyolult rendszer, ahol egyszerre öt féle dátumot kell figyelembe venni a számlázás során.
A fentiek miatt nem árt áttekinteni a legfontosabb számlázási tudnivalókat, amelyhez forrásként a www.naturasoft oldalon található írást használtam fel.
Megszűnt a jelenlegi gyakorlat, ami a bejelentést csak 100.000 forintos ÁFA értéktől tette kötelezővé. A NAV ezt követően gyakorlatilag minden belföldi kiállított számla adatára rá fog látni.
A törvény értelmében olyan adózókra is vonatkozik az online számla bejelentési kötelezettség, akik a belföldi fordított adózás alá tartozó és az ÁFA mentes ügyletek nagy részéről (például a magán-egészségügyi, fogorvosi, oktatási, ingatlanértékesítési szolgáltatásokról) bocsátanak ki számlákat.
2020. július 1-től minden olyan számlán, amelyhez adatszolgáltatási kötelezettség társul, fel kell tüntetni a partner belföldi adószámának első 8 számjegyét, a számlakibocsátásra rendelkezésre álló idő pedig 8 napra csökken (a korábbi 15 nap helyett).
MINDEN SZÁMLÁN KÖTELEZŐ FELTÜNTETNI A KÖVETKEZŐ ADATOKAT
– számla kibocsátás kelte
– számla sorszáma, amely a számlát egyértelműen azonosítja
– számlakiállító neve, címe, adószáma
– vevő neve, címe
– vevő – belföldi adóalany – adószáma (2020.07.01-től!)
– értékesített termék/szolgáltatás megnevezése
– értékesített termék/szolgáltatás mennyisége
– értékesített termék/szolgáltatás nettó egységára (adó nélküli értéke)
– számla nettó értéke (adó nélküli értéke)
– az ÁFA százaléka és értéke
OPCIONÁLIS (NEM KÖTELEZŐ) ADATOK
– értékesített termék/szolgáltatás besorolási jelölése pl. VTSZ / SZJ / TESZOR szám, stb.
– fizetési mód (a gyakorlatban általában minden számlán fel van tüntetve)
– fizetési határidő (a gyakorlatban általában minden számlán fel van tüntetve)
CSAK SPECIÁLIS ESETEKBEN
(esetfüggően az ÁFA törvény további kötelező tartalmi elemeket is előír)
– számla teljesítésének napja, amennyiben az eltér a számla kibocsátás keltétől (a gyakorlatban általában minden számlán fel van tüntetve),
– alkalmazott árengedmény, amennyiben azt az egységár nem tartalmazza (vagyis, ha az egységár nem kedvezményes, akkor fel kell tüntetni a kedvezmény mértékét is),
– vevő adószáma (külföldi vevő esetén közösségi adószám), 2020.07.01. előtt amennyiben fordított áfa-s számlát állít ki, vagy ha EU-n belül, adó felszámítása nélkül számláz, vagy amennyiben a számla ÁFA értéke eléri a 100 ezer forintot és a számlát kiállító és a vevő is belföldi,
– számlakiállító közösségi adószáma, amennyiben EU-n belül, adó felszámítása nélkül számláz,
– adómentesség esetén jogszabályi hivatkozás, vagy más utalás (pl. ÁFA kulcs neve) arra, hogy az értékesített termék/szolgáltatás mentes az adó alól,
– devizás számla esetén, az ÁFA értéke forintban átszámolva, illetve az átszámításhoz alkalmazott árfolyam,
– “Kisadózó” kifejezés feltüntetése, ha a számlakiállító KATA (kis adózók tételes adója) szerint adózik,
– “fordított adózás” kifejezés feltüntetése fordított áfa-s számla esetén (amikor az értékesített termék/szolgáltatás után a vevő az adófizetésre kötelezett),
– “pénzforgalmi elszámolás” kifejezés feltüntetése, ha az adóalany a pénzforgalmi adózási módot választotta,
– “önszámlázás” kifejezés feltüntetése, ha a terméket/szolgáltatást nem az ügyletet teljesítő (szállító), hanem a terméket beszerző (vevő) állítja ki,
– új közlekedési eszközre vonatkozó technikai adatok (259. § 25. pont) EU-n belüli, adó felszámítása nélkül értékesített új közlekedési eszköz esetén,
– “különbözet szerinti szabályozás – utazási irodák” kifejezés feltüntetése utazásszervezési szolgáltatás nyújtása esetén,
– “különbözet szerinti szabályozás – használt cikkek” kifejezés feltüntetése használt ingóság értékesítése esetén,
– “különbözet szerinti szabályozás – műalkotások” kifejezés feltüntetése műalkotás értékesítése esetén,
– “különbözet szerinti szabályozás – gyűjteménydarabok és régiségek” kifejezés feltüntetése gyűjteménydarab vagy régiség értékesítése esetén,
– pénzügyi képviselő neve, címe és adószáma, amennyiben a számlát a cég pénzügyi képviselője (pl. könyvelő) állította ki.
SZÁMLÁZÁS SZABÁLYAI (2020)
SZÁMLA KELTE
A számlán a számla keltének mindig annak a napnak kell lennie, amikor a számla kiállításra kerül.
A számla kelte elméleti esetben tehát sem múltbéli, sem jövőbeli dátum nem lehet. Sokan azonban tévhiteken alapulva trükköznek a számla kelte dátumozásánál és múltbéli időpontot adnak meg, pedig a számla keltének semmilyen jelentősége nincs. Könyvelés és ÁFA bevallás szempontjából a számla teljesítésének időpontja a mérvadó, ami pedig lehet múltbéli és jövőbeli dátum is. Arról sem szabad elfeledkezni, a számla szigorú számadású bizonylat, így a számla kelte sosem lehet korábbi, mint a legutóbbi kiállított számla keltének dátuma.
SZÁMLA SORSZÁMA
Azonos cégnév alatt tilos azonos sorszámmal számlát kiállítani! Amennyiben több számítógépen, egymástól teljesen függetlenül (nem hálózatba kötve) számítógéppel állítják ki számláit, úgy minden gépen/telephelyen be kell állítani a számlázó programban a számla sorszámozása előtt feltüntetendő előtagot! (pl. egyik telephelyen A2020/00001, másik telephelyen B2020/00001). Az előtag beállításával gondoskodhatunk arról, hogy a különböző gépeken/telephelyeken kiállított számlák külön tartományban kapják a sorszámot, így teljes biztonsággal elkerülhetjük, hogy azonos cégnév alatt azonos sorszámmal kerüljön számla kiállításra. A számla sorszáma bármilyen formátumú lehet (tehát még az évet sem kötelező tartalmaznia), lényeg, hogy cégen belül egyedileg azonosítsa a számlát.
SZÁMLA ALÁÍRÁSA
A számla aláírás és pecsét nélkül is érvényes! Ez a szabály teszi egyébként lehetővé azt is, hogy a számla egyszerűen akár e-mailben is átküldhető legyen a vevőnek, megtakarítva ezzel a postaköltséget.
SZÁMLA MÓDOSÍTÁSA
Már kiállított (sorszámmal rendelkező) számla tartalmilag nem módosítható! Két lehetősége van a javításra:
1. A számla érvénytelenítéséhez érvénytelenítő (storno) számlát kell kiállítani, majd egy új számlát a kívánt tartalommal, így összesen három számla keletkezik: rossz, a rossz stornója, és a jó számla.
2. A számlát egy lépésből lehet helyesbíteni, ha egy új (helyesbítő) számla kerül kiállításra, ami tartalmilag hivatkozik az elrontott számlára, így összesen csak két számla keletkezik: rossz és a helyesbítő.
ELŐLEG SZÁMLÁZÁSA
2004. májusában megszűnt az előleg számla, mint önálló bizonylat. Előleg számlázása esetén egy hagyományos számla kerül kiállításra, ahol az értékesített termék neve az legyen, hogy “Előleg” és közvetlen alatta a megjegyzésként fel kell tüntetni, hogy az előleg milyen termékkel/szolgáltatással kapcsolatban került a vevő részére kiszámlázásra.
EU-S SZÁMLA ÁFA NÉLKÜL
Csak akkor számlázhat ÁFA felszámítása nélkül EU-s ügyfélnek, ha Ön is és a vevő is rendelkezik érvényes közösségi adószámmal! Ilyen számla esetén a számlán kötelező feltüntetni az eladó és a vevő közösségi adószámát, valamint hitelt érdemlő módon igazolni, hogy a termék a célországba meg is érkezett.
Amennyiben a külföldi vevő nem rendelkezik közösségi adószámmal, vagy a gazdasági esemény nem felel meg az ÁFA tv. 89. §-nak, úgy az ÁFA-t mindenképp fel kell számítani, nem mentség az, hogy a vevő EU-s országhoz tartozik.
EGYSZERŰSÍTETT SZÁMLA
A számla egyszerűsített adattartalommal is kiállítható, de csak akkor, ha a gazdasági esemény a számla kiállításkor megvalósul (pl. készpénzes vagy bankkártyás fizetés esetén). Ilyenkor a számlán a bruttó végösszeget kell feltüntetni és az ÁFA összeg helyett a bruttó összeg ÁFA tartalmát kell százalékosan meghatározni (Figyelem, ez nem egyenlő az alkalmazott ÁFA kulcs százalékával!).
ELEKTRONIKUS SZÁMLA
Papír használata nélkül is kiállíthat számlákat, de az ilyen elektronikus számlák esetében kötelező a számlákat minősített elektronikus aláírással ellátni vagy a számlákat egy speciális elektronikus adatcsere-rendszerben (EDI) létrehozni és továbbítani. Nagyon fontos, hogy az elektronikus számlázás alkalmazása esetén a vevő előzetes (jellemzően írásos) beleegyezése szükséges.