Az elöző üzleti év lezárásával lassan visszakerülnek az anyagok az ügyfélhez és ilyenkor – főleg ha már minden talpalatnyi helyet elfoglaltak a korábbi évek iratai – felmerül a kérdés vajon meddig kell még megőrizni a könyvelési bizonylatokat?
A válasz nem is olyan egyszerű, pedig legtöbbször telefonon azonnali választ várnak tőlünk. Ezt elkerülendő utánajártunk a legfontosabb szabályoknak.
A könyvelési anyagok megőrzési idejét több jogszabály, valamint a mindennapi gyakorlati felhasználásnak, ellenőrzésnek és adatszolgáltatásnak való megfelelés szabályozza.
Az adózáshoz kapcsolódó iratokat az adó megállapításához való jog elévüléséig, a halasztott adó esetén a halasztott adó esedékessége naptári évének utolsó napjától számított öt évig kell megőrizni [Art. 78. § (3)].
Az üzleti évről készített beszámolót, az üzleti jelentést, valamint az azokat alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, továbbá a naplófőkönyvet, vagy más, a törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást olvasható formában legalább 8 évig kell megőrizni [Sztv. 169. § (1)].
A megőrzési idő pedig attól függően változó, hogy milyen jogszabály, vagy szerződés hatálya alá tartozik. Például egy de minimis támogatás esetén a támogatás kedvezményezettjének minimum 10 éves megőrzési idővel kell számolnia annak ellenére, hogy a hozzá kapcsolódó számlákban szereplő adók vonatkozásában az Art. csak 5 éves, a számviteli elszámolásra vonatkozóan az Sztv. pedig csak 8 éves megőrzési időt ír elő. Ilyen esetben mindig a leghosszabb megőrzési időt kell tartani.
Az úgynevezett nyitott tételek bizonylatait sem lehet selejtezni, hiába következett be a számviteli törvény szerint a 8 év alapján a megőrzési idő vége. Például egy 11 évre szóló pénzügyi lízing vagy hitelszerződés bizonylatait sem szabad a futamidő lejárta előtt selejtezni.
Még ettől is hosszabb megőrzési időt ír elő a biztosítási jogviszonyhoz kapcsolódó iratokra a jogszabály. A Tbj. szerinti nyilvántartásra kötelezett a biztosított, volt biztosított biztosítási jogviszonyával összefüggő, a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembe vételre kerülő keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó munkaügyi iratokat a biztosítottra, volt biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig köteles megőrizni [Tbj. 99/A. § (1)].
A bizonylat megőrzési kötelezettség minden esetben a társaságot (számviteli szolgáltatási szerződésben a megbízót) terheli. Így van ez akkor is, ha feldolgozás céljából a bizonylatok átmeneti, esetleg tartósabb időre egy külső könyvelőhöz kerülnek. A számviteli szolgáltatásra vonatkozó szerződés megszűnését (és a feldolgozásra átvett bizonylatoknak és a feldolgozás eredményének megbízó részére való visszaadást) követően a volt könyvelő nem köteles a volt ügyfele iratait, bizonylatait, vagy azok másolatát, sem az elektronikus formában tárolt könyvelési anyagát megőrizni. Sőt, a GDPR előírásai szerint, mivel a volt könyvelő adatkezelői jogosultsága is megszűnt minden adatot törölni kell a számítógépéről.